Kwestie dotyczące uprawnień związków zawodowych oraz wzajemnych relacji między nimi a pracodawcą, które w sposób oczywisty wiążą się z przetwarzaniem danych pracowników, określają przepisy ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Nie regulują one jednakże w sposób wyczerpujący sposobu udostępnienia i zakresu danych, które oba ww. podmioty mogą między sobą wymieniać.
Niewątpliwie przywołany wyżej akt prawny oraz Kodeks pracy przewidują współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy. Zakład pracy musi:
- współdziałać w takich sprawach ze związkiem zawodowym reprezentującym danego pracownika z tytułu jego członkostwa w tym związku albo
- wyrazić zgodę na obronę praw pracownika niezrzeszonego w organizacji związkowej – zgodnie z przywołaną ustawą z 23 maja 1991 r.
Jak wskazano w poradniku UODO, unormowania wspomnianej ustawy nie mogą stanowić jednak podstawy do pozyskiwania przez pracodawcę od związku zawodowego, wszystkich danych osobowych pracowników korzystających z ochrony tego związku. Odnoszą się one bowiem do ochrony stosunku pracy indywidualnego pracownika, w stosunku, do którego pracodawca chce np. wypowiedzieć umowę o pracę.
W konsekwencji, pozyskiwanie informacji o przynależności związkowej pracownika w toku konsultacji ze związkami zawodowymi jest uzasadnione w razie zamiaru rozwiązania umowy o pracę z konkretnym pracownikiem. Jednak brak jest podstaw do pozyskiwania przez pracodawcę od związku zawodowego danych osobowych w odniesieniu do wszystkich pracowników korzystających z ochrony danego związku zawodowego, w sytuacji, gdy pracodawca nie ma zamiaru ich zwolnić z pracy.
Weryfikacja przynależności związkowej pracownika – wyjaśnienia UODO
Pracodawca ma prawo do zwracania się do zakładowej organizacji związkowej z pytaniem, czy konkretny pracownik korzysta z jej ochrony. Obowiązkiem związku zawodowego jest zaś przekazanie pracodawcy prawidłowej, aktualnej i rzetelnej informacji dotyczącej pracowników podlegających jego ochronie.
Kwestię wzajemnych relacji między związkami zawodowymi a pracodawcą określają przepisy ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych oraz przepisy Kodeksu pracy.
Obustronnne obwiązki
W przypadku gdy pracodawca nosi się z zamiarem wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, to zgodnie z art. 38 § 1 Kodeksu pracy, zawiadamia o tym na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Natomiast art. 30 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych wskazuje, że pracodawca jest obowiązany zwrócić się do organizacji związkowej o informację o pracowniku korzystającym z jej obrony.
Oznacza to, że obowiązek ustalenia, czy pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową ciąży na pracodawcy.
Pracodawca powinien więc skierować do organizacji związkowej wniosek o potwierdzenie korzystania przez pracownika z ochrony związkowej, a prawnym obowiązkiem związku zawodowego jest przekazanie pracodawcy prawidłowej, aktualnej i rzetelnej informacji dotyczącej pracowników podlegających ochronie tego związku.
Orzecznictwo Sądu Najwyższego
Co istotne, Sąd Najwyższy w wyroku 14 marca 2012 r. (sygn. akt I PK 117/11), uznał, że jeśli pracodawca w trybie art. 30 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych zwrócił się do zakładowej organizacji związkowej o informację, czy konkretny pracownik korzysta z jej ochrony, lecz w ciągu 5 dni nie otrzymał odpowiedzi, to jest zwolniony z obowiązku przewidzianego w art. 38 Kodeksu pracy, tj. zawiadamia jej o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony, pod warunkiem że pomiędzy zasięgnięciem informacji a dokonaniem wypowiedzenia nie upłynął nadmiernie długi okres.
Uwaga na adekwatność
Mimo że przytoczone przepisy prawa pracy oraz ustawy o związkach zawodowych dają pracodawcy podstawę do wystąpienia do organizacji związkowej o informację, czy konkretny pracownik korzysta z ochrony związkowej, to jednak należy zwrócić uwagę, aby zakres danych osobowych pracownika przekazywany organizacji związkowej był adekwatny i wystarczający do celu, jakim jest uzyskanie informacji o jego przynależności do związku zawodowego.
Takie postępowanie będzie zgodne z zasadami określonymi w art. 5 RODO, zwłaszcza zaś zasadą minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c.
Zgodnie z przepisami prawa
Warto podkreślić, że dane dotyczące przynależności związkowej – ze względu na swój charakter – są zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO zaliczone do danych szczególnej kategorii, których przetwarzanie jest co do zasady zabronione, a dozwolone jedynie przy spełnieniu ściśle określonych warunków.
Pracodawca ma prawo przetwarzać dane osobowe pracowników w taki sposób i w takim zakresie, który wynika z przepisów prawa pracy.
Jeśli robi to w takim właśnie zakresie, pracownik nie może zastrzec swoich danych i żądać np., by nie były przekazywane organizacjom związkowym.
Jak informować związek zawodowy o wysokości składek odprowadzanych na jego rzecz od poszczególnych pracowników?
Związek zawodowy ma prawo wiedzieć, od których pracowników pracodawca pobrał składki z tytułu przynależności związkowej i jaka jest ich wysokość. Jednak listę zawierającą imię, nazwisko i wysokość opłacanej składki można przekazać związkowi jedynie wówczas, gdy wysokość składki jest stała i jednakowa dla wszystkich osób. Jeśli bowiem obliczana jest jako określony procent od wypłacanego wynagrodzenia, to umożliwia ustalenie jego wysokości. Wówczas trzeba szukać innych rozwiązań umożliwiających udostępnienie tego typu danych. Jedną z pod-staw uprawniających do ich przekazania może być zgoda osoby, której dane dotyczą.
Do Prezesa UODO wciąż kierowane są pytania, czy pracodawca może przekazać związkowi zawodowemu listę zawierającą imiona i nazwiska pracowników wraz z informacją o wysokości odprowadzonej składki członkowskiej w przypadku, gdy wysokość składki ustalana jest jako określony procent od wysokości pensji.
Odpowiadając na nie, organ nadzorczy wskazuje, że udostępnianie jest rodzajem przetwarzania danych, o którym mowa w art. 4 pkt. 2 RODO. Przetwarzając dane osobowe, administrator powinien legitymować się przynajmniej jedną z przesłanek wskazanych w art. 6 ust. 1 lub art. 9 ust. 2 RODO.
Analizując tę kwestię, warto przypomnieć, że zgodnie z art. 331 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, pracodawca, na pisemny wniosek za-kładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą osoby wykonującej pracę zarobkową, jest obowiązany pobierać z wynagrodzenia tej osoby składkę związkową w zadeklarowanej przez nią wysokości. Jest również zobowiązany, by kwoty pobranych składek związkowych przekazywać niezwłocznie na rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo- kredytowej wskazany przez zakładową organizację związkową.
Przepisy powołanej ustawy (art. 28 ust. 1) zobowiązują go także, by na wniosek zakładowej organizacji związkowej udzielić jej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących:
- warunków pracy i zasad wynagradzania;
- działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian;
- stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia;
- działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.
Wydaje się, że do niezbędnych informacji, o których mowa powyżej, należy również zaliczyć to, czy dana osoba opłaciła składkę członkowską, czy też nie. W związku z tym pracodawca może przekazać do związku zawodowego listę wymienionych z imienia i nazwiska osób wraz z informacją, czy składka członkowska została odprowadzona.
Co zaś do udostępnienia informacji o wysokości odprowadzonej składki, to istotny jest sposób jej ustalania.
Jeżeli składka jest stała i jednakowa dla wszystkich członków, to pracodawca na żądanie związku zawodowego powinien przekazać mu listę zawierającą imię i nazwisko pracownika wraz z wysokością opłaconej składki.
Potwierdza to wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 12 stycznia 2016 r. (sygn. akt II SA/Wa 1217/15), w którym przesądzono, że: „przepisy art. 10, art. 251 ust. 2, art. 28 i art. 30 ustawy o związkach zawodowych (…) uprawniają ten Związek (jak i każdy związek zawodowy) do posiadania informacji o wykonywaniu przez członków obowiązku, jakim jest uiszczanie składek związkowych. Prawa tego nie można ograniczyć (…) je-dynie do informacji zbiorczej o wpływie łącznej kwoty w danym miesiącu z tytułu składek członkowskich. Bowiem prawo Związku to nie tylko prawo do wiedzy o ogólnym bilansie wpływu składek na konto Związku w danym miesiącu, (…), ale także prawo do informacji, którzy konkretnie członkowie obowiązek uregulowania składki wykonali. (…) praktyka (…) przedstawienia imiennego zestawiania wpłat w odnotowanym przy nazwisku członka wysokością wpłaty w niczym nie narusza tajemnicy uzyskiwanych przez tego członka wynagrodzenia, albowiem wysokość składki członkowskiej nie jest pochodną od wysokości wynagrodzenia, ale jest stała (…)”.
Jeśli jednak wysokość składki jest określana jako konkretny procent od wysokości wypłacanego wynagrodzenia, to jej ujawnienie może pośrednio doprowadzić do ujawnienia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika, a więc danych, do pozyskiwania których związek zawodowy nie jest uprawniony. W tej sytuacji podstawą uprawniającą pracodawcę do przekazania związkowi zawodowemu imienia i nazwiska pracownika wraz z wysokością odprowadzonej w jego imieniu składki może być zgoda osoby, której dane dotyczą.
W przypadku jej braku, pracodawca mógłby zastosować inne rozwiązania uniemożliwiające powiązanie wysokości uiszczonych składek członkowskich z konkretnymi osobami. Mógłby więc np. przekazać imienną listę pracowników, ale wyłącznie z informacją czy składa została odprowadzona, czy też nie. Mógłby też sporządzić dwie listy – na jednej znajdowałaby się imiona i nazwiska osób oraz informacja o odprowadzeniu składki bądź nie, druga zaś zawierałaby informację o wysokości poszczególnych odprowadzonych składek.
W tym przypadku należy jednak pamiętać, aby pozycja z imieniem i nazwiskiem pracownika znajdującego się na pierwszej z list, nie odpowiadała pozycji z informacją o wysokości odprowadzonej przez niego składki znajdującej się na drugiej z przekazanych list.
Czy wobec osób z władz związku zawodowego trzeba spełniać obowiązek informacyjny?
UODO stoi na stanowisku, że osoby fizyczne pełniące funkcje członków organów osoby prawnej, których dane ujawnione są w KRS, należy odmiennie traktować niż dane o osobach prawnych. W konsekwencji dane członków zarządu reprezentujących osobę prawną, którzy są możliwymi do zidentyfikowania osobami fizycznymi, będą danymi osobowymi podlegającymi ochronie RODO. Czy zatem słuszne będzie przyjęcie analogicznego stanowiska w stosunku do osób wskazanych pracodawcy na podstawie art. 32 ustawy o związkach zawodowych, tj. członków zarządu i byłych członków zarządu związku zawodowego? Czy należy wypełnić wobec nich obowiązek informacyjny z art. 13 lub 14 RODO? Jaka jest prawidłowa podstawa prawna przetwarzania tego typu danych osobowych przez pracodawcę? Czy może mieć miejsce sytuacja, w której za podstawę uprawniającą pracodawcę do przetwarzania danych dotyczących przynależności do związków zawodowych można uznać przesłankę określoną w art. 9 ust. 2 lit. e RODO (np. gdy to związki zawodowe przekażą pracodawcy dane, o których mowa w art. 32 ustawy o związkach zawodowych)?
Dane osób fizycznych pełniących funkcje członków zarządu związku zawodowego są danymi osobowymi w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Wobec tego administrator jest zobligowany do wypełnienia w stosunku do takich osób obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 lub art. 14 RODO, chyba że zachodzi jedna z przesłanek zwalniających go z tego obowiązku. Jedną z takich sytuacji jest przypadek, w którym pozyskiwanie lub ujawnianie danych jest wyraźnie uregulowane prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą (art. 14 ust. 5 lit c RODO).
Jeśli zaś chodzi o podstawę prawną uprawniającą pracodawcę do przetwarzania danych osobowych członków zarządu organizacji związkowej, w tym danych szczególnej kategorii, ujawniających przynależność do związków zawodowych, to będzie nią właściwa przesłanka z art. 9 RODO w połączeniu z przepisem szczególnym dotyczącym funkcjonowania związków zawodowych. Zasady współdziałania pracodawcy ze związkami zawodowymi określają przepisy ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.
Zgodnie z art. 32 ust. 92 wskazanej ustawy, zarząd zakładowej organizacji związkowej lub komitet założycielski zakładowej organizacji związkowej wskazują pracodawcy na piśmie osoby, których stosunek prawny podlega ochronie, o której mowa w ust. 1, poprzez podanie imienia i nazwiska tych osób, a także czasu trwania ochrony. Zmiany we wskazaniu są dokonywane przez zarząd lub komitet założycielski zakładowej organizacji związkowej na piśmie w terminie 7 dni od dnia zaistnienia zmiany.
W tej sytuacji zasadne będzie przyjęcie jako podstawy prawnej do przetwarzania przez pracodawcę ww. danych przesłanki wskazanej w art. 9 ust. 2 lit. b RODO, zgodnie z którą przetwarzanie danych szczególnej kategorii, w tym przypadku danych ujawniających przynależność do związku zawodowego, jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
W literaturze wskazuje się, że „według prawa polskiego przynależnością do związków zawodowych mogą legitymować się pracownicy (bez względu na podstawę stosunku pracy), członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych, osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej (o ile nie są one pracodawcami), emeryci i renciści, bezrobotni w rozumieniu przepisów o zatrudnieniu, osoby skierowane do zakładów pracy w celu odbycia służby zastępczej, jak również funkcjonariusze Policji, Straży Granicznej i Służby Więziennej oraz strażacy Państwowej Straży Pożarnej (art. 2 ustawy o związkach zawodowych). Sam zaś związek zawodowy to dobrowolna i samorządna organizacja ludzi pracy, powołana do reprezentowania i obrony ich praw, interesów zawodowych i socjalnych (art. 1 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych). Z uwagi na powyższy zakres podmiotowy omawiana kategoria danych może dotyczyć wyłącznie osób związanych ze sferą zatrudnienia.
Wobec powyższego przetwarzanie przez pracodawcę danych ww. osób w celach określonych w powyższym przepisie ustawy o związkach zawodowych można uznać za „niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy”. A zatem podstawę do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych ujawniających przynależność do związków zawodowych członków zarządu tego związku w celu realizacji zadań wynikających z ustawy o związkach zawodowych stanowić będzie art. 9 ust. 2 lit. b RODO wraz z właściwym przepisem ustawy o związkach zawodowych.
Co zaś do tego, czy w sytuacji, gdy to związki zawodowe przekażą pracodawcy dane, o których mowa w art. 32 ustawy o związkach zawodowych, można uznać, że przesłanką uprawniającą do ich przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. e RODO (zgodnie z którym przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest dopuszczalne, jeśli dane te zostały w sposób oczywisty upublicznione przez osobę, której dane dotyczą), to wskazać należy, że jeżeli uprawnienie do przetwarzania (w tym udostępniania lub pozyskiwania) danych osobowych wynika z przepisów prawa, nie ma potrzeby wskazywania innych podstaw prawnych.
Przewodniczący związków zawodowych nie może być IOD
Ponieważ przewodniczący zakładowej organizacji związkowej pełni w firmie szczególną rolę, niedopuszczalne jest wyznaczenie go do pełnienia funkcji inspektora ochrony danych (IOD).
Niedopuszczalne jest wyznaczenie do pełnienia funkcji inspektora ochrony danych (IOD) osoby kierującej (zarządzającej) podmiotem posiadającym status administratora, takiej jak np. członek zarządu stowarzyszenia lub spółki, dyrektor szkoły, wójt. W opinii organu ds. ochrony danych osobowych, do takich osób należy również przewodniczący zakładowej organizacji związkowej, właśnie ze względu na swoją rolę polegającą na zarządzaniu/kierowaniu działalnością tej organizacji.
Odmienne podejście prowadziłoby do sytuacji, w których IOD w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych oceniałby i monitorował samego siebie. Łączenie tych dwóch funkcji (przewodniczącego i inspektora ochrony danych) przeczyłoby standardom w zakresie niezależności inspektora.
Źródło: UODO
